Privacyverklaring Hoclavin

Laatst bijgewerkt: 12 juni 2026

Hoclavin hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten u heeft.

Hoclavin verkoopt en importeert wijn voor consumenten en zakelijke klanten. Omdat wijn alcohol bevat, kunnen wij bij bestellingen controleren of klanten 18 jaar of ouder zijn.

1. Wie zijn wij?

Hoclavin is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Bedrijfsnaam: Hoclavin
Juridische naam: [vul juridische naam in, bijvoorbeeld Hoclavin V.O.F.]
KvK-nummer: [invullen na inschrijving]
Adres: [bedrijfsadres invullen]
E-mailadres: info@hoclavin.nl
Website: www.hoclavin.nl

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens verwerken:

Bij bestellingen van consumenten

• naam;

• adresgegevens;

• e-mailadres;

• telefoonnummer;

• bestelgegevens;

• betaalgegevens;

• factuurgegevens;

• bezorggegevens;

• eventuele opmerkingen bij de bestelling;

• bevestiging dat u 18 jaar of ouder bent, en waar nodig geboortedatum of leeftijdscontrolegegevens.

Bij zakelijke klanten

• bedrijfsnaam;

• naam van contactpersoon;

• functie;

• zakelijk e-mailadres;

• zakelijk telefoonnummer;

• factuur- en afleveradres;

• KvK-nummer;

• btw-nummer;

• bestelgeschiedenis;

• correspondentie over offertes, leveringen, betalingen en samenwerking.

Bij contact via de website of e-mail

• naam;

• e-mailadres;

• telefoonnummer;

• inhoud van uw bericht;

• overige gegevens die u zelf met ons deelt.

Bij websitebezoek

• IP-adres;

• browsergegevens;

• apparaatgegevens;

• cookiegegevens;

• gegevens over het gebruik van onze website.

3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• het verwerken en leveren van bestellingen;

• het opstellen en versturen van facturen;

• het afhandelen van betalingen;

• klantenservice en communicatie;

• het beheren van zakelijke relaties;

• het doen van offertes en leveringsafspraken;

• het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals fiscale administratie;

• leeftijdscontrole bij verkoop van alcohol;

• het verbeteren van onze website en dienstverlening;

• het versturen van nieuwsbrieven of commerciële berichten, wanneer daarvoor toestemming is gegeven of wanneer dit wettelijk is toegestaan.

4. Op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daar een wettelijke grondslag voor is. Afhankelijk van de situatie verwerken wij gegevens op basis van:

• uitvoering van een overeenkomst, bijvoorbeeld wanneer u een bestelling plaatst;

• wettelijke verplichting, bijvoorbeeld voor fiscale administratie en facturen;

• gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor klantbeheer, beveiliging en zakelijke communicatie;

• toestemming, bijvoorbeeld voor een nieuwsbrief waarvoor u zich actief aanmeldt.

5. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren.

Consumenten

Bestelgegevens van consumenten worden na 1 jaar verwijderd of geanonimiseerd, voor zover deze gegevens niet langer nodig zijn voor wettelijke verplichtingen, garantie, klachtenafhandeling of fiscale administratie.

Facturen en gegevens die onderdeel zijn van onze fiscale administratie bewaren wij volgens de wettelijke bewaarplicht, meestal 7 jaar.

Zakelijke klanten

Bestelgegevens en contactgegevens van zakelijke klanten bewaren wij maximaal 3 jaar na de laatste bestelling of het laatste zakelijke contact, tenzij langere bewaring nodig is voor lopende afspraken, openstaande betalingen, contractuele verplichtingen of fiscale administratie.

Facturen en gegevens die onderdeel zijn van onze fiscale administratie bewaren wij volgens de wettelijke bewaarplicht, meestal 7 jaar.

Contactverzoeken

Berichten die via e-mail of het contactformulier binnenkomen, bewaren wij zolang nodig is om uw vraag te beantwoorden en eventuele vervolgvragen af te handelen.

Nieuwsbrief

Wanneer u zich inschrijft voor onze nieuwsbrief, bewaren wij uw e-mailadres totdat u zich afmeldt.

6. Delen wij persoonsgegevens met anderen?

Wij delen persoonsgegevens alleen met derden wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wij kunnen gegevens delen met:

• betaalproviders;

• bezorgdiensten;

• boekhouder of administratiekantoor;

• hostingpartij;

• website- en webshopsoftware;

• e-maildienstverleners;

• IT-dienstverleners;

• overheidsinstanties, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wij proberen persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken. Als gegevens toch buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen wij ervoor dat dit alleen gebeurt met passende waarborgen volgens de privacywetgeving.

8. Cookies

Onze website kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken. Cookies zijn kleine bestanden die op uw apparaat worden geplaatst.

Wij kunnen gebruikmaken van:

• functionele cookies, die nodig zijn om de website goed te laten werken;

• analytische cookies, waarmee wij het gebruik van de website meten;

• marketingcookies, alleen wanneer u daarvoor toestemming geeft.

Wanneer toestemming nodig is, vragen wij die via onze cookiebanner. U kunt uw cookie-instellingen aanpassen of cookies verwijderen via uw browser.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongeoorloofde wijziging.

Denk hierbij aan beveiligde verbindingen, toegangsbeperking, zorgvuldige omgang met klantgegevens en het gebruik van betrouwbare dienstverleners.

10. Uw rechten

U heeft het recht om:

• uw persoonsgegevens in te zien;

• onjuiste gegevens te laten corrigeren;

• gegevens te laten verwijderen;

• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;

• de verwerking te laten beperken;

• uw gegevens over te laten dragen;

• gegeven toestemming weer in te trekken.

Wilt u gebruikmaken van uw rechten? Stuur dan een e-mail naar:

info@hoclavin.nl

Wij kunnen u vragen om uw identiteit te bevestigen, zodat wij zeker weten dat het verzoek door de juiste persoon wordt gedaan.

11. Klacht indienen

Heeft u een klacht over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op via info@hoclavin.nl. Komen wij er samen niet uit, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, website of wettelijke verplichtingen veranderen. De meest recente versie staat altijd op onze website.